Bpm چیست؟
بی پی ام که مخفف (Business Process Management) به معنای مدیریت فرایند کسب و کار است، روشی است برای بررسی و کنترل
فرایندهایی که در یک سازمان یا ارگان اجرا می‌شوند. در واقع این یک متدولوژی موثر است که در شرایط بحران برای ایجاد
اطمینان از اینکه فرایندهای موجود موثر و کارامد هستند، مورداستفاده قرار می‌گیرد.
اصطلاح مدیریت فرایندهای کسب و کار، شامل چگونگی بررسی، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرایندهای کسب و کار می‌شود تا
اطمینان حاصل شود فرایندها به خوبی پیش می‌روند و به مرور بهتر می‌شوند.
BPMS چیست؟
نرم‌افزار بی پی ام یا همان bpms یک ابزار اتوماسیون فرایند است. این ابزار به شما کمک می‌کند فرایندهای هر روزه را
بررسی کنید تا گلوگاه‌های موجود را شناسایی و کم کنید، هزینه‌های شرکت را کنترل کنید، فرایندهای روتین را تا جای
ممکن کارامد سازید و از کارآمدی افرادی که در فرایندهای شما درگیر هستند، اطمینان حاصل کنید.
نرم‌افزار بی پی ام در پیگیری، اجرا و خودکارسازی برخی عناصر فرایندهای کسب و کار نیز نقش دارد. این ابزار به عنوان
یک سیستم شرکتی جهت ادغام اپلیکیشن‌ها، کارها و داده‌ها و ادغام جریان داده‌ها و تسک‌ها بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها
آغاز به کار کرد.
فرایندهای کسب وکار، مجموعه دستورالعمل‌هایی است که مکررا توسط شخص یا تیم مشخصی اجرا می‌شوند. این فرایندها یک
برنامه از ابتدا تا انتها ارائه می‌دهند که به شما می‌گویند چطور به هدف خاصی دست پیدا کنید. می‌تواند هر چیزی را
شامل شود، از بسته‌بندی برای ارسال گرفته تا ساخت یک انبار. نرم‌افزار bpm ابزاری است که به شما در تسلط بر این
فرایندها کمک می‌کند.
برای اینکه به بهترین نتیجه مشابه منتها بدون استفاده از نرم‌افزار برسید، به تعداد زیادی کاغذ، فضای فیزیکی، کشوها
و بایگانی‌های پر، ساعات کاری زیاد و حداقل یک نفر با مهارت‌های سازمانی بالا نیاز دارید.
این کاغذبازی‌ها، توده‌ای اسناد و کاغذها بر جای می‌گذارد، و هر بار که چیزی را می‌خواهید تغییر دهید چه سی آر ام
باشد، چه سرپرست دپارتمان، توسعه‌دهنده ایمیل یا هر چیز دیگری، صدها سند تاریخ گذشته خواهید داشت که نیاز به
بازنویسی، چاپ، پر کردن، برچسب‌گذاری و ذخیره‌سازی دارند.
اما نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار جلوی این اتلاف وقت‌ها را می‌گیرد و شما را بر چیزهای مهمتر متمرکز
می‌کند: متمرکزسازی فرایندهای به روز.
مزایای نرم افزار مدیریت کسب و کار bpms
پیاده سازی یک سیستم بی پی ام اس، مزایای بسیاری دارد که در ادامه به مواردی از آنها اشاره می کنیم:
افزایش هوش عملیاتی
روش BPMS در واقع افزایش بهره وری فرایندها از طریق کوتاه کردن مسیر وظایف سازمانی و کارهای تکراری ای است که بدون
اجرای
این سیستم، باعث اتلاف هزینه، انرژی و زمان می شوند. این نرم افزار که عملکردی در قالب یک crm ایرانی دارد، آگاهی و
بینشی از گره ها و ناکارآمدی های هر فرآیند به کاربران ارائه می کند تا امکان برنامه ریزی برای حذف و در نتیجه بهبود
آنها را داشته باشند. به همین علت به bpms، هوش عملیاتی نیز گفته می شود.
افزایش چابکی سازمان
وجود فرآیندهای منعطف در کسب و کار، به سازمان ها کمک خواهد کرد تا از تلاطم های اقیانوس رقابت، جان سالم به در ببرند.
چابکی و انعطاف، یک پارامتر بسیار اساسی در بقای هر کسب و کار است. همانطور که در مقاله راه های گسترش سهم بازار و توسعه
سازمان اشاره کردیم، شرکت Sony بعد از معرفی سری PlayStation توانست با تغییرات متعدد سازمانی، گوی سبقت را از دیگر رقبا
برباید.
بنابراین واضح است که اگر شرکتی نتواند تغییرات مداوم و به‌روز رسانی های دائمی داشته باشد، مشتریان خود را از دست خواهد
داد. نرم افزار BPMS کمک می کند تا هر سازمان با تغییرات جدید به سرعت وفق داده شود و این تطبیق می تواند تجربه مشتریان
و رضایت آنها را بدون دردسرهای معمول، بهبود ببخشد.
کاهش خطاها با استفاده از نرم افزار BPM
در ابزارهای ابتدایی مثل صفحات گسترده اکسل یا ایمیل‌ها، بروز خطا تقریبا اجتناب ناپذیره. واقعا راهی وجود نداره که مطمئن باشین اطلاعات همیشه به روزه یا هر کس مشغول انجام چه کاریه.
وقتی فرآیندها در صفحات گسترده مدیریت بشن، ردیابی کردن خطاها تقریبا غیرممکن میشه. اگر فرآیندها در هر گام مسئول مشخصی نداشته باشه، نرخ بروز خطاها افزایش پیدا می‌کنه. کارمندان معمولا عادت دارن امور مختلف رو پشت گوش بندازن و در حالت پیش فرض نمی‌تونین روی مسئولیت پذیری 100 درصد اونها حسابی باز کنین.
با یک نرم افزار بی پی ام مناسب، شانس بروز خطاها تا حد محسوسی کاهش پیدا می‌کنه. افراد مسئول در هر گام نسبت به وظایفشون به خوبی مطلع هستن و مطمئن میشن که شرایط مشخص شده توسط سازمان ایجاد بشه. اگر خطایی بروز کنه، خیلی راحت با منابع موجود قابل ردیابی هستش.
تضمین انطباق با سیاست های سازمان
برای تسهیل فرآیندها و پیاده سازی یک چهارچوب کاری که با تمام سیاست های داخلی و خارجی همسو باشه، به کارگیری نرم افزار BPM یک راهکار عالیه. نرم افزار بی پی ام به شما اطمینان میده تمام فرآیندها به خوبی قابل درک هستن و دستورالعمل‌های سختگیرانه رو دنبال می‌کنن.
کاهش مدیریت ذره بینی
مدیریت ذره بینی یا MicroManagement ممکنه به صورت لحظه موثر باشه، اما در بلندمدت، برای یک شرکت همیشه نقشی مخرب داره. یکی از دلایل اصلی که رهبران تمایل به مدیریت ذره بینی تیم‌هاشون دارن اینه که اونها به روش‌های تعیین شده پایبند باشن و خطاها کاهش پیدا کنه.
نرم افزار بی پی ام نیاز به مدیریت ذره بینی رو از بین می بره. تمام رویه های عملیاتی استاندارد به طور شفاف توسط رهبران و کارمندانی که به خوبی با وظایفشون آشنا هستن، مستند میشن. وقتی نوبت به انجام یک گام میرسه، کارمندان وظیفه لازم رو بدون نیاز راهنمایی و دستورات تکراری، انجام میدن.
دسترسی کنترل شده به اطلاعات ب استفاده از BPMS
برای اینکه کارمندان عملکردی بهینه داشته باشن باید به اطلاعاتی از منابع مختلف دسترسی پیدا کنن. اما این به معنی دسترسی تمام و کمال به تمام اطلاعات نیست. دسترسی‌های غیرضروری به اطلاعات خودش میتونه عاملی برای سردرگمی و ایجاد تاخیر باشه.
نرم افزار BPMS بهترین ابزاریه که میتونه بین انباشتگی اطلاعات و ناکافی بودن دسترسی‌ها تعادل برقرار کنه. شما می‌تونین میزان دسترسی به اطلاعات رو طوری تعیین کنین که کارمندان هر بخش بدون هیچ مشکلی وظایف مشخص رو انجام بدن و در عین حال به اطلاعات اضافی دسترسی نداشته باشن.
یک پلتفرم یکپارچه در سطح شرکت
یک نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار مناسب میتونه به عنوان یک پلتفرم مرکزی برای واکشی (فِچ کردن) و ارسال اطلاعات به سیستم‌های نرم افزاری مرکزی مثل ERP و CRM ایفای نقش کنه. معمولا نرم افزار مختص یک دپارتمان برای شرایط مشخصی طراحی شده. واسه همین دسترسی به اطلاعات و استفاده از اون برای سایر فعالیت‌ها میتونه دشوار باشه.
ادغام نرم افزار اصلی با یک نرم افزار بی پی ام در سطح شرکت مزایای زیادی رو به دنبال داره. بعضی از فرآیندها نیازمند مداخله انسانی هستن و بعضی دیگه نه، شما می‌تونین با اتوماسیون فرآیندها نیاز به ورود اطلاعات به صورت دستی و چرخه زمانی لازم برای انجام فرآیندها رو کاهش بدین.
اگر تمام کارمندانتون در این نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار اکانت داشته باشن، همه‌ی افراد به عملیات های اصلی شرکت دسترسی پیدا می‌کنن. اونها سطح مناسبی از دسترسی به اطلاعات در سیستم‌های مختلف رو در دسترس دارن.
دیجیتالی شدن
دیجیتالی شدن دیگه یک مفهوم جدید نیست. بخش قابل توجهی از دیجیتالی شدن به استفاده از ابزارها و روش‌های دیجیتالی به منظور بهبود پایداری و تطبیق پذیری سازمان اختصاص داره.
بهره گیری از پلتفرم‌های BPMS بدون نیاز به کد در مسیر دیجیتالی شدن، اهمیت زیادی داره. بعد از اینکه اهداف سازمانتون رو برای 2 تا 3 سال آینده مشخص کردین، می‌تونین با استفاده از نرم افزار بی پی ام فرآیندهایی که برای رسیدن به این اهداف به شما کمک می‌کنن رو ایجاد کنین.
شناسایی نقاط قوت و شکاف های مهارتی با بهره گیری از سیستم مدیریت کسب و کار
فرآیندها صرفا راه هایی برای هماهنگی افراد، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و رفتار با سایر سیستم‌ها و منابع برای به دست آوردن نتایج مطلوب تجاری به حساب میان. با یک سیستم مدیریت کسب و کار یا پلتفرم BPM می‌تونین فرآیندها رو به صورت مستمر رصد کنین.
بی پی ام میتونه شکاف‌های مهارتی بین کارمندان رو به شما نشون بده. وقتی یک فرآیند همیشه در یک مرحله و با یک فرد مشخص دچار مشکل میشه، میتونه هشدار دهنده ضعف مهارتی اون فرد باشه. این موضوع در تیم‌های پشتیبانی و مالی بسیار رایجه، چرا که بسیاری از کارمندان در این بخش‌ها به خوبی در خصوص پروتکل‌ها آگاهی ندارن و آموزش ندیدن.
وقتی یک گام مشخص در یک فرآیند همیشه سریع و عاری از هر گونه مشکلی اجرا میشه، نشون دهنده عملکرد و مهارت‌های خوب کارمند هستش. البته این ویژگی فقط در بی پی ام‌هایی که برای فرآیندهای انسان محور طراحی شدن در دسترس قرار داره.
درخواست پنل دمو BPMS
